کایزن چیست؟
کایزن بر این ایده استوار است که تغییرات مثبت کوچک و مداوم می تواند پیشرفت های قابل توجهی را در طول زمان به همراه داشته باشد. به طور معمول، کایزن به عنوان استراتژی مبتنی بر تعهد، در مقابل رویکردهایی است که از تغییرات اساسی یا از بالا به پایین برای دستیابی به تحول استفاده می کنند. به طور مثال کایزن در بخش تولید، برای افزایش بهره وری، حذف ضایعات، ، کاهش عیوب و بالا بردن حس مسئولیت پذیری کارگران و نگاه خلاقانه به فرایندها کاربرد دارد.
کایزن ترکیبی از دو کلمه ژاپنی Kai و Zen است که با هم به معنی “تغییر خوب” یا “بهبود” ترجمه می شوند. در واقع کایزن به معنای «بهبود مستمر» تعبیر می شود. . استراتژی کایزن توسط ماساکی ایمای، در سال ۱۹۸۶ از طریق کتاب “کایزن: کلید موفقیت رقابتی ژاپن” به غرب آورده شده و محبوبیت زیادی پیدا کرد.
ده اصل اساسی درفلسفه کایزن:
- فرضیات پیشین را کنار بگذارید.
- در حل مشکلات فعالانه شرکت کنید.
- وضعیت موجود سیستم خود را نپذیرید.
- کمال گرا نباشید و نگرش تغییر تطبیقی و تکراری را سرلوحه کار خود قرار دهید.
- اشتباهات را شناسایی کنید و به دنبال راه حل ها باشید.
- محیط خود را آنچنان تغییر دهید که در آن، همه احساس قدرت مشارکت داشته باشند.
- موضوعات را بدیهی نپندارید؛ در عوض، پنج بار «چرا» بپرسید تا به علت اصلی برسید.
- اطلاعات و نظرات افراد متعدد را جمع آوری کنید.
- از خلاقیت برای یافتن پیشرفت های کم هزینه و کوچک استفاده کنید.
- هرگز و هرگز پیشرفت را متوقف نکنید.
تصویر ۱- چرخه کایزن: کایزن شامل هفت مرحله است، از شناسایی مشکلات تا یافتن راه حل،
آزمایش آنها، تجزیه و تحلیل نتایج و سپس انجام مجدد همه چیز.
چرخه کایزن برای بهبود مستمر
کایزن را می توان در یک چرخه هفت مرحله ای برای ایجاد محیطی مبتنی بر بهبود مستمر پیاده سازی کرد. این روش سیستماتیک شامل مراحل زیر است:
- کارمندان را درگیر کنید. به دنبال مشارکت کارکنان و درخواست کمک از آنها برای شناسایی مسائل و مشکلات باشید.
- مشکلات را پیدا کنید. با استفاده از بازخورد گسترده از همه کارکنان، لیستی از مشکلات و فرصت های بالقوه را جمع آوری کنید. اگر مشکلات زیادی وجود دارد، فهرستی ایجاد کنید.
- راه حل ایجاد کنید. کارمندان را تشویق کنید تا راه حل های خلاقانه ارائه دهند، با هر نوع ایده ای تشویق شوند. یک راه حل یا راه حل های برنده را از ایده های ارائه شده انتخاب کنید.
- راه حل ها را امتحان کنید. راه حل متخب را با مشارکت همه اجرا کنید. برنامه های آزمایشی ایجاد کنید یا گام های کوچک دیگری برای آزمایش راه حل بردارید.
- نتایج را تجزیه و تحلیل کنید. در فواصل زمانی مختلف، با برنامه‌های مشخص، پیشرفت را بررسی کنید. تعیین کنید که تغییر چقدر موفقیت آمیز بوده است.
- اگر نتایج مثبت هستند، راه حل را در سراسر سازمان اتخاذ کنید.
این هفت مرحله باید به طور مداوم تکرار شوند و راه حل های جدید در صورت لزوم آزمایش شوند یا لیست جدیدی از مشکلات حل شود. رویکردهای اضافی برای چرخه کایزن وجود دارد، مانند رویکردی که به چهار مرحله فشرده می شود – برنامه ریزی، انجام، بررسی، عمل یا PDCA. به چرخه شوهارت یا چرخه دمینگ نیز معروف است.
تصویر۲- چرخه دمینگ. این چرخه همواره تکرار می شود.
انواع رویدادهای کایزن
اگرچه هدف کایزن، یک تغییر فرهنگی گسترده است، برای شروع تلاش‌ها یا تمرکز بر مجموعه خاصی از مشکلات، رویدادهایی مورد نیاز است.
در کشورهای غربی، تلاش‌های متمرکز، برای ایجاد تغییرات سریع به منظور دستیابی به یک هدف کوتاه‌مدت، اغلب به مانند تلاش‌های کایزن است. نام‌های متعددی با رویدادهای کایزن مرتبط است، از جمله کایزن بلیتز، انفجار کایزن، کارگاه کایزن، کارگاه بهبود متمرکز، کارگاه بهبود مستمر و کارگاه فرآیند سریع. این رویدادها می‌توانند بر ابزارهای مختلفی تکیه کنند یا بر روی حوزه‌های خاص تمرکز کنند، مانند چارچوب ۵S.
چارچوب کایزن ۵S
چارچوب ۵S بخش مهمی از سیستم کایزن است و یک محل کار فیزیکی ایده آل را ایجاد می کند. ۵Ses بر ایجاد نظم بصری، سازماندهی، تمیزی و استانداردسازی برای بهبود سودآوری، کارایی، خدمات و ایمنی تمرکز دارد. در زیر نسخه‌های اصلی ژاپنی ۵S و ترجمه‌های رایج انگلیسی آنها آمده است.
Seiri/Sort (سازماندهی): اقلام ضروری محل کار را از موارد غیر ضروری جدا کرده و موارد غیر ضروری را حذف کنید.
Seiton/Set in order (ایجاد نظم): اقلام را طوری بچینید که امکان دسترسی آسان، به روشی که برای کار منطقی تر باشد را فراهم کند.
Seiso/Shine (پاکیزگی): محل کار را تمیز و مرتب نگه دارید.
Seiketsu/Standardize (تمیز کردن استاندارد): بهترین شیوه های پاکسازی محل کار را سیستماتیک کنید.
Shitzokeh/ Protect ا(انضباط): تلاش را ادامه دهید.
فلسفه کایزن برای ایجاد درک روشنی از “وضعیت فعلی” فرآیند هدفمند تلاش می کند تا همه اعضای تیم درک مشابهی از مشکلی که برای حل آن تلاش می کنند داشته باشند. تویوتا روشی را توسعه داد که پنج بار «چرا» را بپرسد و هر بار به آن پاسخ دهد تا علت اصلی یک مشکل را کشف کند. یک مثال در زیر نشان داده شده است.
پنج بار تکرار “چرا”:
- چرا دستگاه متوقف شد؟
- اضافه بار وجود داشت و فیوز منفجر شد.
- چرا اضافه بار وجود داشت؟
- بلبرینگ به اندازه کافی روغن کاری نشده بود.
- چرا به اندازه کافی روغن کاری نشده است؟
- پمپ روغن کاری به اندازه کافی پمپاژ نمی کرد.
- چرا به اندازه کافی پمپاژ نمی کرد؟
- شفت پمپ فرسوده شده بود و می لرزید.
- چرا شفت فرسوده شده بود؟
- صافی متصل نبود و ضایعات فلزی وارد آن شدند.
مزایا و معایب کایزن
دلایل متعددی وجود دارد که کایزن می‌تواند برای یک سازمان مزیت باشد. با این حال، شرایطی وجود دارد که برای آنها کمتر مناسب است. برخی از مزایا و معایب کایزن شامل موارد زیر است:
مزایای کایزن
- تمرکز کایزن بر بهبود تدریجی می‌تواند رویکرد ملایم‌تری برای تغییر ایجاد کند، تلاش‌های بزرگ ممکن است مقاومت در برابر تغییر ایجاد کنند و به همین دلیل کنار گذاشته شوند.
- کایزن بررسی دقیق فرآیندها را تشویق می کند تا اشتباهات و ضایعات کاهش یابد.
- با خطاهای کمتر، نیازهای نظارت و بازرسی را به حداقل می رسد.
- روحیه کارکنان بهبود می یابد زیرا کایزن حس ارزشمندی را تشویق می کند.
- وقتی کارمندان فراتر از مسائل خاص بخش خود فکر می کنند، کار تیمی افزایش می یابد.
- تمرکز بر مشتری بیشتر می شود زیرا آگاهی کارکنان از نیازهای مشتری گسترش می یابد.
معایب کایزن
- شرکت هایی با فرهنگ سرزمین گرایی و ارتباطات بسته ممکن است ابتدا نیاز به تمرکز بر تغییرات فرهنگی برای ایجاد یک محیط پذیرا داشته باشند.
- رویدادهای کوتاه مدت کایزن ممکن است موجی از هیجان ایجاد کند که کم عمق و کوتاه مدت است و بنابراین پایدار نباشد.
نمونه هایی از کایزن
می توان گفت تویوتا به دلیل استفاده از کایزن معروف ترین است، اما شرکت های دیگر با موفقیت از این رویکرد استفاده کرده اند. در اینجا سه نمونه آورده شده است:
- لاکهید مارتین (Lockheed Martin)، شرکت هوافضا یکی از حامیان معروف کایزن است. از این روش برای کاهش هزینه های تولید، موجودی و زمان تحویل استفاده کرده است که موفقیت آمیز بوده است.
- شرکت فورد موتور (Ford Motor )، زمانی که در سال ۲۰۰۶، آلن مولالی، از جانبداران ناب فورد، مدیرعامل فورد شد، این خودروسازی در آستانه ورشکستگی قرار داشت. مولالی از کایزن برای اجرای یکی از معروف ترین چرخش های شرکتی در تاریخ استفاده کرد.
- استودیو انیمیشن پیکسار: پیکسار از مدل بهبود مستمر برای کاهش خطرات شکست فیلم های گران قیمت با استفاده از بررسی های کنترل کیفیت و فرآیندهای تکراری استفاده کرد.
- شرکت ایرانی ناتاریا، پس از آشنایی با استراتژی کایزن، توانست تنها در طی ده سال موجب افزایش راندمان ده تا پنجاه درصدی مصرف انرژی و کاهش هزینه های کارفرما در واحد های صنعتی پروژه های مختلف اجرایی و بهره برداری شود.
کایزن برای بهبود اثرات زیست محیطی
کایزن در هسته خود، نشان دهنده فرآیندی از بهبود مستمر است که تمرکز بر حذف همه اشکال زباله از یک فرآیند دارد. فرهنگ و فرآیند بهبود مستمر حاصله معمولاً بسیار شبیه به مواردی است که در سیستم‌های مدیریت زیست محیطی (EMS)، ISO 14001 و برنامه‌های پیشگیری از آلودگی جستجو می‌شوند.
مزیت کایزن این است که کارگرانی از چندین کارکرد را درگیر می کند که ممکن است در یک فرآیند معین نقش داشته باشند و قویاً آنها را تشویق می کند تا در فعالیت های کاهش زباله شرکت کنند. کارگران درگیر در یک فرآیند خاص اغلب پیشنهادات و بینش هایی دارند که می توان در مورد راه هایی برای بهبود فرآیند و کاهش ضایعات استفاده کرد. با این حال، سازمان‌ها دریافته‌اند که حفظ مشارکت کارکنان و تعهد به فعالیت‌های بهبود مستمر (مانند P2، مدیریت محیطی) که لزوماً به طور مستقیم با عملیات اصلی مرتبط نیستند، اغلب دشوار است. در برخی موارد، کایزن ممکن است وسیله‌ای برای مشارکت گسترده سازمانی در فعالیت‌های بهبود مستمری باشد که تا حدی ضایعات فیزیکی و اثرات زیست‌محیطی را هدف قرار می‌دهند.
کایزن می‌تواند ابزاری قدرتمند برای کشف زباله‌های پنهان یا فعالیت‌های تولید زباله و از بین بردن آنها باشد. کایزن بر فعالیت های حذف زباله تمرکز دارد که فرآیندهای موجود را بهینه می کند و می تواند به سرعت بدون سرمایه گذاری قابل توجه انجام شود. این امر احتمال بیشتری برای نتایج سریع و پایدار ایجاد می کند.
تهیه شده در واحد تحقیق و توسعه (R&D) شرکت فنی و مهندسی ناتاریا
از بهبود مستمر است که تمرکز بر حذف همه اشکال زباله از یک فرآیند دارد. فرهنگ و فرآیند بهبود مستمر حاصله معمولاً بسیار شبیه به مواردی است که در سیستم‌های مدیریت زیست محیطی (EMS)، ISO 14001 و برنامه‌های پیشگیری از آلودگی جستجو می‌شوند.
مزیت کایزن این است که کارگرانی از چندین کارکرد را درگیر می کند که ممکن است در یک فرآیند معین نقش داشته باشند و قویاً آنها را تشویق می کند تا در فعالیت های کاهش زباله شرکت کنند. کارگران درگیر در یک فرآیند خاص اغلب پیشنهادات و بینش هایی دارند که می توان در مورد راه هایی برای بهبود فرآیند و کاهش ضایعات استفاده کرد. با این حال، سازمان‌ها دریافته‌اند که حفظ مشارکت کارکنان و تعهد به فعالیت‌های بهبود مستمر (مانند P2، مدیریت محیطی) که لزوماً به طور مستقیم با عملیات اصلی مرتبط نیستند، اغلب دشوار است. در برخی موارد، کایزن ممکن است وسیله‌ای برای مشارکت گسترده سازمانی در فعالیت‌های بهبود مستمری باشد که تا حدی ضایعات فیزیکی و اثرات زیست‌محیطی را هدف قرار می‌دهند.
کایزن می‌تواند ابزاری قدرتمند برای کشف زباله‌های پنهان یا فعالیت‌های تولید زباله و از بین بردن آنها باشد. کایزن بر فعالیت های حذف زباله تمرکز دارد که فرآیندهای موجود را بهینه می کند و می تواند به سرعت بدون سرمایه گذاری قابل توجه انجام شود. این امر احتمال بیشتری برای نتایج سریع و پایدار ایجاد می کند.
تهیه شده در واحد تحقیق و توسعه (R&D) شرکت فنی و مهندسی ناتاریا
